Typische Einsatzfelder in Kommunen, Landes- und Bundesbehörden
Bewährt haben sich interne Anwendungsfälle mit klarer Dokumentenbasis: Fragen zu Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Hinweise zu Formularen und Zuständigkeiten, Zusammenfassungen langer Rundschreiben oder die Suche in Vorlagen für Bescheide. Der Assistent liefert einen Vorschlag mit Beleg, die Sachbearbeitung entscheidet.
Bürgernahe Chatbots sind möglich, stellen aber höhere Anforderungen an Transparenz, Barrierefreiheit und Qualitätssicherung. Viele Verwaltungen beginnen deshalb intern und öffnen erst später nach außen.
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Einarbeitung: Neue Beschäftigte und Quereinsteigende finden sich schneller in Zuständigkeiten, Abläufen und Fachbegriffen zurecht, ohne ständig erfahrene Kolleginnen zu binden.
Rechtlicher Rahmen: DSGVO, EU AI Act und Informationssicherheit
Für öffentliche Stellen gelten DSGVO und die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze. Der EU AI Act verlangt unter anderem Transparenz, wenn Menschen direkt mit einem KI-System interagieren, und stuft bestimmte Systeme, etwa für Entscheidungen über den Zugang zu öffentlichen Leistungen, als hochriskant ein. Ein Wissensassistent für Beschäftigte, der keine Entscheidungen trifft, ist deutlich einfacher einzuordnen.
Wir dokumentieren Datenflüsse, Rollen und Rechte so, dass Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheit und Personalrat die Lösung bewerten können. Unsere Prozesse sind nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
Wichtig ist außerdem eine klare Kennzeichnung: Beschäftigte sollten wissen, dass sie mit einer KI arbeiten und dass Antworten zu prüfen sind. Eine kurze Schulung zur KI-Kompetenz gehört deshalb zu jedem Pilotprojekt.
Für das Hosting sind Rechenzentren in Deutschland oder der EU sowie Anforderungen aus dem IT-Grundschutz des BSI häufige Vorgaben. Diese Punkte klären wir vor dem Pilotstart.
Vorgehen von der Idee bis zum Pilotbetrieb
Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch bei der Leistungsbeschreibung für ein Vergabeverfahren. Wir benennen Anforderungen an Hosting, Protokollierung und Rollenkonzept, damit Angebote vergleichbar werden und die Lösung später in Ihre IT-Landschaft passt.
- Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch klären wir Anwendungsfall, Nutzerkreis und Rahmenbedingungen wie Hosting und Vergabe.
- Sie wählen eine abgegrenzte Dokumentensammlung aus, zum Beispiel die Dienstanweisungen eines Fachbereichs.
- Unsere AI Code Engineers richten kalAIDoCreate ein und testen es mit echten Fragen aus der Sachbearbeitung.
- Gemeinsam bewerten wir Antwortqualität, Akzeptanz und Aufwand und entscheiden über die Ausweitung.
Häufige Fragen
Trifft die KI Verwaltungsentscheidungen?
Nein. Der Assistent unterstützt Beschäftigte mit Informationen und Belegen. Die Entscheidung über Anträge und Bescheide bleibt bei der zuständigen Person.
Ist ein KI-Assistent nach dem EU AI Act zulässig?
Ja, ein interner Wissensassistent ohne Entscheidungsfunktion ist in der Regel kein Hochrisiko-System. Es gelten aber Transparenzpflichten und die Pflicht, KI-Kompetenz bei den Nutzenden sicherzustellen. Wir unterstützen Sie bei der Einordnung, ersetzen aber keine Rechtsberatung.
Können Sie remote und vor Ort arbeiten?
Ja. Unsere Teams arbeiten remote im DACH-Raum und international sowie vor Ort bei Ihnen, zum Beispiel für Workshops mit Fachbereichen und Personalrat.