Was in die HR-Wissensbasis gehört und was nicht
In die Wissensbasis gehören allgemeine Dokumente: Arbeitszeit- und Urlaubsrichtlinien, Reisekostenregelungen, Betriebsvereinbarungen, Tarifhinweise, Onboarding-Unterlagen und FAQ der Personalabteilung. Nicht hinein gehören Personalakten, Gehaltsdaten oder Gesundheitsinformationen einzelner Beschäftigter.
Wenn Sie aus Fallbeispielen oder anonymisierten Anfragen lernen möchten, entfernt Textwash Pro personenbezogene Angaben, bevor die Texte in die Wissensbasis gelangen.
Prüfen Sie vor dem Start, ob Ihre Richtlinien aktuell und widerspruchsfrei sind. Häufig existieren mehrere Fassungen einer Reiserichtlinie oder ergänzende Rundmails, die die eigentliche Regelung verändern. Eine kurze Bereinigung verbessert die Antwortqualität deutlich.
Auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz profitieren, wenn der Assistent über eine App erreichbar ist.
Betriebsrat, DSGVO und EU AI Act
Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein und regeln Sie, ob und wie Chatverläufe gespeichert werden.
Der EU AI Act stuft KI-Systeme für Einstellung, Beförderung oder Kündigung als hochriskant ein. Ein Auskunftsassistent zu Richtlinien trifft solche Entscheidungen nicht, sollte aber auch nicht dafür eingesetzt werden. Das halten wir in der Konzeption ausdrücklich fest.
Für Auskünfte, die vom Einzelfall abhängen, etwa bei Elternzeit oder Teilzeit, sollte der Assistent auf die zuständige Ansprechperson verweisen, statt eine verbindliche Antwort zu formulieren.
Einführung in vier Schritten
Unsere AI Code Engineers begleiten die Einführung remote oder vor Ort, auf Deutsch und Englisch.
Nach dem Start lohnt sich ein Blick auf unbeantwortete Fragen. Sie zeigen, welche Regelungen fehlen oder missverständlich formuliert sind.
So wird die Wissensbasis mit jeder Woche besser, und Ihre Personalabteilung erkennt früh, wo Mitarbeitende Orientierung brauchen. Diese Auswertung erfolgt ohne Bezug zu einzelnen Personen.
- Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch sammeln wir die häufigsten Fragen an Ihre Personalabteilung.
- Sie stellen die zugehörigen Richtlinien bereit, und wir prüfen sie auf Widersprüche und veraltete Fassungen.
- Wir richten kalAIDoCreate mit passenden Zugriffsrechten ein und testen es mit HR und Betriebsrat.
- Nach einem Pilot mit einer Abteilung folgt die Freigabe für alle Mitarbeitenden.
Häufige Fragen
Sieht der Assistent meine persönlichen Daten?
Nein, im empfohlenen Aufbau greift er nur auf allgemeine Richtlinien zu. Fragen zum eigenen Urlaubskonto oder Gehalt beantworten weiterhin HR oder das Personalsystem.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Wenn das System geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, etwa durch gespeicherte Chatverläufe, besteht Mitbestimmung. Wir empfehlen, den Betriebsrat von Anfang an einzubinden. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Funktioniert der Assistent mehrsprachig?
Ja. Mitarbeitende können ihre Frage zum Beispiel auf Englisch stellen, auch wenn die Richtlinie auf Deutsch vorliegt. Für verbindliche Auslegungen bleibt das Originaldokument maßgeblich.